Polisi Cwynion Diogelu Data y BBC

Fersiwn 1

1. Pwrpas

Mae’r BBC wedi ymrwymo i ddiogelu data personol a pharchu hawliau unigolion o dan Reoliad Cyffredinol y DU ar Ddiogelu Data (GDPR), Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Data (Defnyddio a Mynediad) 2025 a Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003.

Mae’r polisi hwn yn egluro sut gall unigolion gwyno am sut mae’r BBC wedi delio â’u data personol, a sut bydd y cwynion hynny’n cael eu rheoli mewn ffordd deg, dryloyw a phrydlon. Anogir unigolion i gwblhau proses gwynion fewnol y BBC cyn uwchgyfeirio pryderon i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).

2. Cwmpas

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i unrhyw un y mae ei ddata personol yn cael ei brosesu gan Wasanaeth Cyhoeddus y BBC lle mae cyfraith diogelu data’r DU yn berthnasol.

Mae’n ymdrin â chwynion sy’n ymwneud â’r canlynol:

• Sut mae eich data personol yn cael ei gasglu, ei ddefnyddio, ei rannu neu ei gadw
• Cywirdeb eich data personol
• Diogelwch eich data personol
• Sut mae eich cais am hawliau gan destun y data yn cael ei drin
• Adolygiadau mewnol o geisiadau am fynediad at ddata gan y testun
• Oedi neu fethiannau wrth ymateb i geisiadau am hawliau gan destun y data
• Achosion honedig o dorri cyfraith diogelu data
• Unrhyw bryderon eraill ynglŷn â sut mae data personol yn cael ei drin

Os yw eich cwyn yn ymwneud â sut mae BBC Studios yn prosesu eich data personol, edrychwch ar Bolisi BBC Studios ar gyfer Cwynion Diogelu Data.

Beth sydd y tu allan i’r cwmpas:

• Cwynion am wasanaeth cyffredinol a/neu gwynion golygyddol nad ydynt yn ymwneud â data personol. Ewch i Cysylltu â’r BBC i weld sut mae cwyno i’r BBC
• Materion yn ymwneud â Rhyddid Gwybodaeth neu Reoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol. Ymdrinnir â’r rhain gan adrannau eraill yn y BBC

Gall y BBC wrthod cymryd camau pellach mewn perthynas â chwynion sy’n dyblygu cwyn bresennol neu sy’n amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, gan ystyried gofynion y gyfraith berthnasol ar ddiogelu data.

3. Ein hymrwymiad

Bydd y BBC yn:

• Trin pob cwyn o ddifrif ac yn barchus
• Ei gwneud yn hawdd cyflwyno cwyn drwy nifer o sianeli
• Delio â chwynion yn brydlon ac yn deg
• Rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i achwynwyr drwy gydol y broses
• Dysgu o gwynion er mwyn gwella ein harferion

4. Sut i wneud cwyn diogelu data

Gallwch gyflwyno cwyn i’r BBC drwy unrhyw un o’r canlynol:

• E-bost
• Post
• Ffurflen ar-lein (os oes un ar gael)
• Ffonio Gwasanaeth Cynulleidfaoedd y BBC

Does dim rhaid i chi ddefnyddio iaith ffurfiol. Bydd unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd ynglŷn â sut rydym wedi delio â’ch data personol yn cael ei drin fel cwyn. 

Cyfyngiadau amser ar gyfer cyflwyno cwyn diogelu data 

• Os ydych chi eisiau gwneud cwyn am ddiogelu data, dylech wneud hynny o fewn tri mis i ddod i wybod am y mater. Mae manylion y broses hon yn Adran 5 Cwynion Diogelu Data. 

• Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd rydym wedi ymateb i’ch cais am fynediad at ddata gan y testun, dylech wneud hynny o fewn 40 diwrnod gwaith. Mae manylion y broses hon yn Adran 6 Adolygiadau Mewnol o Geisiadau am Fynediad at Ddata gan y Testun.

Gallai aros yn hirach na’r cyfyngiadau amser hyn effeithio ar ein gallu i ymchwilio i’ch cwyn. Mewn rhai achosion, bydd oedi hir yn golygu na fyddwn yn ystyried y mater o gwbl. 

Gall y BBC ystyried cwynion a gyflwynir y tu allan i’r cyfyngiadau amser hyn os oes amgylchiadau eithriadol a’i bod yn rhesymol gwneud hynny. Er mwyn sicrhau nad yw pryderon difrifol yn cael eu heithrio dim ond oherwydd eu bod wedi mynd heibio i'r terfyn amser, gall y BBC ystyried cwynion hŷn:

• os oes risg barhaus o niwed i destun y data
• os oes pryderon ynghylch diogelu, er enghraifft os yw’r gŵyn yn ymwneud â phrosesu data personol plant neu oedolion agored i niwed
• os oes tystiolaeth o fethiant systemig

5. Cwynion Diogelu Data

Os ydych chi’n poeni am sut mae’r BBC wedi delio â’ch data personol, gallwch gyflwyno cwyn am ddiogelu data. Mae gan y BBC broses gwyno fewnol dau gam i'w dilyn yn gyntaf, ac yna mae gan unigolion hawl i gwyno i reoleiddiwr diogelu data’r DU, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

1. Adolygiad cychwynnol
2. Adolygiad gan Swyddog Diogelu Data
3. Uwchgyfeirio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Cam 1: Camau cychwynnol

Beth sy’n digwydd:

• Byddwn yn cydnabod eich cwyn yn brydlon ac yn rhoi cyfeirnod i chi
• Byddwn yn adolygu eich cwyn ac efallai y byddwn yn cysylltu â chi i gael eglurhad
• Byddwn yn ymchwilio drwy adolygu unrhyw gofnodion sy’n ymwneud â’ch cwyn a chysylltu â thimau perthnasol y BBC
• Byddwn yn rhoi’r wybodaeth ddiweddaraf i chi yn ystod camau allweddol
• Byddwn yn ceisio ymateb cyn gynted ag sy’n ymarferol bosib, ac o fewn mis fel arfer. Gall cwynion mwy cymhleth gymryd mwy o amser 

Mae’n debygol y bydd amrywiaeth eang o ffactorau sy’n dylanwadu ar faint o amser y bydd eich ymchwiliad yn ei gymryd. Gall hyn gynnwys y canlynol:

• cymhlethdod y mater
• hyd a lled y mater
• unrhyw niwed y mae’r achwynydd yn ei ddioddef o ganlyniad i fater heb ei ddatrys

Dangosol yn unig yw'r amser a gymerir i ymchwilio i’ch achos a’i gwblhau, a gall newid yn dibynnu ar yr uchod.

Mae’r BBC yn defnyddio system rheoli cwynion, a bydd yr holl ohebiaeth sy’n ymwneud â chwynion yn cael ei hanfon drwy’r system hon.

Yr ymchwiliad:

Mae’n rhaid i’r BBC wneud ymholiadau rhesymol a chymesur, gan ystyried amgylchiadau pob cwyn.

Byddwn yn ymchwilio i’ch pryderon ac yn asesu cydymffurfiad â’r holl ddeddfwriaeth a rheoliadau diogelu data perthnasol (fel GDPR y DU, Deddf Diogelu Data 2018, Deddf Data (Defnyddio a Mynediad) 2025 a Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig 2003), canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a pholisïau’r BBC.

Y canlyniad:

Byddwch yn cael ymateb ysgrifenedig yn esbonio:

• beth y daethom o hyd iddo
• unrhyw gamau a gymerwyd
• ein canlyniad, gan gynnwys gwybodaeth am uwchgyfeirio i Swyddog Diogelu Data’r BBC

Cam 2: Adolygiad gan Swyddog Diogelu Data

Os nad ydych yn fodlon â'r ymateb ar ôl Cam 1, gallwch ofyn i’r gŵyn gael ei huwchgyfeirio i Gam 2 i’w hadolygu gan Swyddog Diogelu Data’r BBC.

Sut i uwchgyfeirio:

• Cysylltwch â Swyddfa Diogelu Data’r BBC i ofyn am uwchgyfeirio'r gŵyn o fewn 30 diwrnod calendr i chi gael yr ymateb ar gyfer Cam 1

Beth sy’n digwydd:

Bydd y Swyddog Diogelu Data yn:

• cynnal adolygiad annibynnol o’r gŵyn
• gofyn am ragor o wybodaeth gan destun y data neu’n fewnol, lle bo angen
• cyhoeddi canlyniad terfynol cyn pen tri (3) mis (oni bai fod eich achos yn gymhleth), gan gynnwys gwybodaeth am uwchgyfeirio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth. Gall gymryd mwy o amser i ymchwilio i gwynion cymhleth

Uwchgyfeirio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth 

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ôl Cam 2, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Er bod modd cwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth ar unrhyw adeg, gall y Swyddfa ddisgwyl i unigolion fod wedi ceisio datrys pryderon yn uniongyrchol gyda’r sefydliad cyn gofyn am ymyriad rheoleiddiol. Mae Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth wedi cyhoeddi ei Fframwaith Diogelu Datasy’n nodi sut mae’n delio â chwynion diogelu data, gan gynnwys sut mae’n penderfynu a fydd yn ymchwilio i gŵyn. 

Manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

• Gwefan: cy.ico.org.uk/make-a-complaint
• Ffôn: 0303 123 1113
• Cyfeiriad: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF

6. Adolygiadau mewnol o geisiadau am fynediad at ddata gan y testun

Os ydych chi’n anfodlon â’r ffordd mae’r BBC wedi ymateb i’ch cais am fynediad at ddata gan y testun, gallwch ofyn am adolygiad mewnol gan Swyddog Diogelu Data’r BBC. Pwrpas yr adolygiad yw asesu’n annibynnol a gafodd eich SAR ei drin yn deg, yn gyfreithlon ac yn unol â’r gyfraith diogelu data berthnasol, canllawiau Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth a gweithdrefnau’r BBC.

Gwneud cais am adolygiad mewnol o gais am fynediad at ddata gan y testun

Fel arfer, dylid gwneud cais am adolygiad mewnol o gais am fynediad at ddata gan y testun o fewn 40 diwrnod gwaith i’r ymateb i’r cais am fynediad ddod i law. Ni dderbynnir ceisiadau a fydd yn cael eu cyflwyno ar ôl y cyfnod hwnnw.

Bydd gwybodaeth am sut i wneud cais am adolygiad yn cael ei chynnwys yn yr ymateb i’r cais am fynediad at ddata gan y testun.

Y broses ar gyfer cynnal adolygiad mewnol o gais am fynediad at ddata gan y testun

Mae gan y BBC broses adolygu fewnol i'w dilyn yn gyntaf, ac yna mae gan unigolion hawl i gwyno i reoleiddiwr diogelu data’r DU, sef Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

1. Adolygiad gan Swyddog Diogelu Data
2. Uwchgyfeirio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Beth sy’n rhan o'r adolygiad mewnol

Bydd yr adolygiad mewnol yn ystyried materion fel:

• sut cafodd y cais am fynediad at ddata gan y testun ei ddehongli a’i gwmpasu;
• a gafodd chwiliadau rhesymol a chymesur eu cynnal;
• a gafodd unrhyw esemptiadau neu gyfyngiadau eu cymhwyso’n briodol;
• a gyflwynwyd yr ymateb o fewn yr amserlenni perthnasol; ac
• a gafodd cyfathrebiadau eu trin yn glir ac yn briodol. 

Ni fwriedir i’r adolygiad ailadrodd y broses wreiddiol o ymdrin â’r cais am fynediad at ddata gan y testun, nac ailgynnal chwiliadau’n awtomatig. Fodd bynnag, lle y bo’n briodol, gall y BBC gymryd camau ychwanegol neu ddarparu gwybodaeth atodol os bydd problemau’n cael eu nodi yn ystod yr adolygiad.

Canlyniad adolygiad mewnol o gais am fynediad at ddata gan y testun

Bydd y BBC yn cyflwyno canlyniad ysgrifenedig yn egluro:

• canfyddiadau’r adolygiad;
• a yw’r ymateb gwreiddiol i’r cais am fynediad at ddata gan y testun yn cael ei gadarnhau neu ei ddiwygio; ac
• unrhyw gamau pellach y mae’r BBC yn eu hystyried yn briodol.

Mae’r BBC yn anelu at gwblhau adolygiadau mewnol o geisiadau am fynediad at ddata gan y testun cyn gynted ag sy’n ymarferol bosib, ac fel arfer o fewn tri mis, er y gall achosion cymhleth gymryd mwy o amser.

Uwchgyfeirio i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth

Os byddwch yn dal yn anfodlon ar ôl yr adolygiad mewnol o gais am fynediad at ddata gan y testun, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

Manylion cyswllt Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth:

• Gwefan: cy.ico.org.uk/make-a-complaint
• Ffôn: 0303 123 1113
• Cyfeiriad: Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Swydd Gaer, SK9 5AF

7. Hygyrchedd a Chymorth

Bydd y BBC yn darparu cymorth rhesymol i’ch helpu i wneud cwyn, gan gynnwys fformatau eraill neu gymorth lle bo angen. 

8. Monitro a Gwella

• Mae pob cwyn yn cael ei chofnodi a’i holrhain
• Caiff tueddiadau a chanlyniadau eu hadolygu gan y Swyddog Diogelu Data
• Mae’r gwersi a ddysgir yn cael eu defnyddio i wella arferion diogelu data

9. Manylion Cyswllt

Swyddog Diogelu Data, Gwasanaeth Cyhoeddus y BBC

• E-bost: Dataprotection.officer@bbc.co.uk
• Post: Llawr 6C, Y Ganolfan Ddarlledu, Llundain, W1A 1AA

10. Adolygu Polisi

Bydd y BBC yn adolygu’r Polisi Cwynion Diogelu Data hwn bob dwy flynedd, neu’n gynt lle bo angen, i adlewyrchu newidiadau mewn deddfwriaeth, rheoliadau neu ganllawiau a gyhoeddir gan Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.